O sucesso dos projetos de TI pode ser determinado, basicamente, pela satisfação das partes envolvidas. Essa satisfação, por sua vez, pode ser mensurada com base em seis critérios específicos: tempo (cumprimento de cronograma); custo (execução dentro do orçamento proposto); produto (atendimento aos requisitos com qualidade aceitável); critérios de resultado e uso (produto efetivamente usado); aprendizado (lições aprendidas pela organização); e valor gerado para a empresa (melhoria efetiva do negócio).

Segundo dados da revista Forbes”, 25% dos projetos de TI falham completamente, ou seja, não satisfazem os seus responsáveis. Além disso, de 20 a 25% não proporcionam o retorno do investimento às empresas e até 50% precisam de retrabalho considerável quando terminam.

Sabemos que falhar faz parte de qualquer processo que visa ao sucesso – trata-se, de fato, de uma parte natural da vida de qualquer empresa. Por outro lado, é sempre importante considerar os erros como elementos de aprendizado, analisando-os e conhecendo-os de modo a evitar que se repitam.

Pensando nisso, neste post destrinchamos as razões mais frequentes pelas quais os projetos de TI acabam falhando. Continue a leitura para começar a driblar esses erros mais comuns!

 

#1 Falta de planejamento

Planejamento é essencial para qualquer projeto. É nessa fase inicial que a equipe irá definir os objetivos, os prazos e as atribuições de cada membro da equipe.  Na prática, planejar significa saber o que fazer em cada etapa e estar pronto para antecipar-se aos problemas.

Muitos projetos acabam falhando precisamente por não terem planejamento suficientemente detalhado. Como planejar também custa tempo e dinheiro, muitas equipes acabam negligenciando esta etapa tão importante e, no decorrer do projeto, são surpreendidas por problemas inesperados, que poderiam ter sido evitados ou solucionados mais facilmente se tivessem sido considerados com antecipação.

Um aspecto especialmente importante do planejamento é a definição de um cronograma realista de execução das tarefas. O tempo tem um alto valor nos projetos de TI. De todo modo, inicialmente, é preciso estabelecer prazos ideais e tentar cumpri-los à risca, mas manter sempre uma margem para ajustes de acordo com o próprio ritmo da equipe. De nada adianta trabalhar com prazos demasiado exigentes e pouco realistas – o projeto só vai ganhar o rótulo de “atrasado”.

 

#2 Objetivos mal definidos (ou não definidos de todo)

Acredite você ou não, um dos problemas mais comuns nos projetos de TI é a ausência de objetivos ou objetivos definidos de forma vaga ou desencontrada da realidade.

Por exemplo, imagine uma empresa que tem como meta melhorar o atendimento prestado ao cliente. Assumir esse como o objetivo geral de um projeto de TI, por si só, não ajuda grande coisa. O que realmente a empresa pretende melhorar? Reduzir o tempo de espera no atendimento telefônico? Melhorar o índice de resolução dos problemas? O objetivo deve ser estabelecido de forma clara e simples e deve ser possível de ser mensurado – ou seja, a próprio projeto deve contemplar uma forma de avaliar se o objetivo foi atingido ou não.

Imaginemos que a empresa deseja reduzir o tempo de espera no atendimento telefônico do seu Call Center. Uma solução para isso é desobstruir os canais de atendimento, desenvolvendo chatbots para problemas menos complexos, que podem ser resolvidos sem a diligência de um ser humano. Contudo, se a empresa deseja melhorar o atendimento ao melhorar o índice de resolução de problemas, uma série de outras medidas muito mais complexas terão que ser planejadas no projeto de TI que será implementado. Os chatbots podem ser apenas uma das tarefas do projeto.

Tenha em mente que tudo depende dos objetivos que são estabelecidos. Eles é que darão o norte às ações a serem desenvolvidas.

 

#3 Liderança inexperiente

Por mais bem-intencionados e competentes que sejam, os gerentes de projetos necessitam de certa experiência ao liderarem suas equipes. É preciso lidar não só com a componente técnica de um projeto, mas também com os problemas interpessoais que vão surgindo. Identificar possíveis conflitos entre colegas de equipe, apontar falta de organização nas atividades ou demonstrar pulso firme na condução dos problemas são competências que acabam por requerer certa experiência.

Além disso, o líder deve dar o exemplo e inspirar sua equipe, sabendo como motivar e conquistar a confiança de todos. Trata-se de tarefas complexas, que, muitas vezes são mais bem confiadas ao membro mais antigo e experiente das equipes.

 

#4 Falhas de comunicação

Em qualquer projeto, a comunicação é essencial. O andamento de todas as etapas e eventuais mudanças devem ser comunicadas de forma clara e rápida à equipe. Se assim não acontecer, é natural que surjam problemas na execução do projeto, com uma parte dos colaboradores procedendo de forma diversa dos demais.

Hoje, com a facilidade nos meios de comunicação, é surpreendente que este aspecto continue sendo um problema para os projetos de TI. Mas é que a comunicação exige planejamento: o que deve ser comunicado, com que frequência, por que meio e em que formato. Além disso, deve contemplar a possibilidade de feedback, ou seja, de um canal aberto para a comunicação em daqueles que com mais frequência são colocados na posição de destinatários das mensagens.

 

#5 Problemas com orçamento e recursos

A empresa como um todo deve comprar a ideia do projeto e reconhecer a sua importância. Quando isso não acontece, a tendência é que faltem recursos para a sua execução. Falamos não só de recursos tecnológicos e materiais, mas também de recursos humanos adequados.

A esse respeito, é essencial a atuação do gerente, no sentido de mostrar à diretoria a importância, os impactos, as melhorias advindas da execução do projeto. Neste ponto, voltamos ao nosso primeiro problema, o da falta de planejamento. Muitos projetos negligenciam um orçamento realista necessário para o desenvolvimento de suas tarefas e muitos acabam sendo abandonados precisamente por extrapolarem os prognósticos essenciais.

Um exemplo paradigmático de um projeto de TI que não deu certo foi o NPfIT, do National Health Service (NHS), o sistema de saúde pública do Reino Unido. Lançado em 2002, o projeto tinha como objetivo de revolucionar a maneira como a tecnologia era usada no serviço público de saúde, abandonando os registros manuais e adotando registros eletrônicos, digitalização digital e sistemas de TI integrados em hospitais e posto de saúde espalhados pelas cidades do país.

Tido como um dos piores e mais caros fiascos de contratação da história do setor público, o projeto se mostrou demasiado ambicioso e apresentou inúmeros problemas, inclusive de privacidade dos usuários e de segurança dos dados registrados. Quando foi abandonado em 2013, o projeto já tinha extrapolando em muito o orçamento inicial ao atingir a marca dos £ 6,4 bilhões de investimento (mais de R$ 30 bilhões).

Como vimos, os projetos de TI fracassam principalmente em virtude de decisões gerenciais ruins, sejam elas relacionadas a falta de planejamento, falta de liderança ou de objetivos mal definidos. Por isso, é essencial poder contar com a expertise de especialistas.

Na Sysdata, colocamos toda a nossa experiência a serviço do desenvolvimento do seu projeto. Curioso para saber mais? Entre em contato conosco para uma avaliação agora mesmo e esclarecemos todas as duas dúvidas!


Sysdata – Tecnologia da Informação

 

A humanidade é, desde a sua origem, uma espécie técnica. A simbiose com o fogo e com as ferramentas do sílex, conquista que data de há milhões anos, já antecipa, de certo modo, a nossa vocação para o domínio da tecnologia. De fato, os seres humanos, em um processo de progressiva adaptação ao meio, foram inventando a escrita, os algarismos, a imprensa, a máquina…

Atualmente, vivemos a era da chamada Quarta Revolução Industrial, marcada por inovações tecnológicas que acontecem a um ritmo frenético e que se distinguem pela velocidade, amplitude do alcance e impacto, transformando fundamentalmente a forma como vivemos, trabalhamos e nos relacionamos. 

Logicamente, essas mudanças têm influenciado cada vez mais as empresas, de todos os ramos de negócios. A palavra-chave continua a ser a “adaptação” – ou seja, a perenidade das organizações depende em grande parte da capacidade de assimilação das mudanças em curso e da aprendizagem de como tirar proveito delas. É fato: estar alheio à revolução em curso e a esse mundo 4.0 é sinônimo de fracasso.

Contudo, muitas vezes essa percepção passa ao largo da gestão de muitas organizações, que acabam enxugando os recursos para a área da tecnologia, apelando ora para certo amadorismo, ora para a completa negligência. Pensando nisso, no post de hoje, mostraremos como a ideia de poupar investimentos na TI pode custar muito caro para as empresas. Continua a leitura e saiba mais.

Uso de softwares sem licença

Infelizmente, a pirataria é uma prática recorrente em muitas empresas.

O artigo 9.º da Lei 9.609/1998, lei que dispõe sobre a proteção da propriedade intelectual de programas de computador e a sua comercialização no Brasil, determina que o uso de software no país será obrigatoriamente objeto de contrato de licença. O usuário deve fazer prova da autorização de usar o software, apresentando o respectivo contrato de licenciamento. 

A pena para a violação de direitos autorais de um programa de computador — conforme o artigo 12 da referida lei — equivale a detenção de seis meses a dois anos ou multa.  Segundo dados da BSA The Software Alliance, se a pirataria fosse reduzida no Brasil em 10%, seriam criados mais de 12,3 mil postos de trabalho e mais de US$ 4 bilhões de dólares seriam devolvidos à nossa economia.

Em maio de 2018, a 4.ª Turma Cível do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios condenou, por unanimidade, uma empresa ao pagamento indenização devido à reprodução indevida de dois softwares, sem a respectiva aquisição das licenças de uso. A empresa ré foi obrigada a pagar uma multa correspondente a cinco vezes o valor de cada um dos programas apreendidos!

Além do aspecto legal e do vultoso prejuízo financeiro decorrente do uso de softwares sem licença, há também a possibilidade de o programa pirata apresentar uma performance reduzida, em comparação ao produto original, e também deixar a empresa mais vulnerável a ataques virtuais – por serem capazes de receber updates regularmente, as chances de um software original apresentar bugs são bem mais baixas. 

Como consequência, a empresa que se aventura nesse tipo de solução duvidosa e ilegal passa a contar com baixo desempenho, o que pode também implicar perdas financeiras e, claro, de segurança. 

Assim, para evitar problemas legais e perdas de produtividade, instale sempre programa originais.   

Infraestrutura gerida por pessoas não habilitadas

Numa segunda-feira pela manhã, em uma empresa qualquer, os colaboradores chegam para trabalhar, ligam seus computadores e… surpresa! Tudo o que havia sido produzido nos dez dias anteriores desapareceu em uma atualização do servidor. Atônitos, os funcionários recorrem a Olavinho, o sobrinho do dono, perguntando o que teria acontecido. Olavinho adora videogames, supostamente entende tudo de computadores e, por isso, de vez que vez em quando faz uns freelas na empresa do tio, cuidando da área de TI… Ninguém conseguiu recuperar o que foi perdido.

Não se engane: infraestrutura de TI é coisa para profissionais e especialistas. 

Cada empresa apresenta diferentes necessidades na área da tecnologia, mas os riscos de terceirizar essa gestão a um amador ou a alguém sem credenciais são enormes. Somente o acompanhamento profissional garante uma assertividade nas informações relativas ao desempenho de sistemas e redes, às ocorrências pontuais e críticas, aos encaminhamentos, às soluções e às medidas a serem adotadas.

A opção por contratar uma equipe externa à empresa para prestação de suporte é por vezes a melhor opção custo-benefício; o que não vale é delegar essa tarefa a alguém sem preparo, colocando em risco toda a infraestrutura tecnológica da sua empresa. 

Computadores simples que viraram servidores

Sim, usar um computador comum como servidor traz riscos para os negócios. Trata-se de uma prática ainda comum, especialmente em pequenas e médias empresas, que representa uma economia, mas simultaneamente uma ameaça à rede e às informações armazenadas. 

De fato, um desktop não está preparado para o compartilhamento de arquivos em larga escala ou mesmo para o trabalho como servidor de impressão. Tais tarefas podem sobrecarregar esse equipamento e, assim, levar a empresa a paradas indesejadas e até a perda de dados – talvez sido esse o erro de Olavinho…

Os próprios fabricantes de computadores comuns alertam que esse tipo de máquina não está preparado para trabalhar 24 horas por dia, sete dias por semana, e realizar as tarefas de um servidor, que requerem robustez, segurança e confiabilidade.

Além disso, os desktops não possuem peças redundantes. Assim, caso você precise trocar uma disco rígido em seu computador, você teria que desligá-lo para fazer o procedimento. A maioria dos servidores possui os chamados discos “hot-swap”, que podem ser trocados com a máquina ligada. Você pode simplesmente retirar o disco e nenhum dado é perdido. Ter peças redundantes é fundamental para que o funcionamento contínuo da máquina, independente do seu problema que ela possa apresentar. 

Portanto, descarte já ideia de usar aquele desktop como servidor.

A essa prática, aliam-se ainda outras soluções perigosas: máquinas sem firewall, sem protocolo de segurança da informação, sem antivírus, sem backup. Em vez de supostamente estarem poupando dinheiro, as empresas estão na verdade colocando todos os seus dados e os de seus clientes à disposição de hackers, vírus e malwares.

Dada a sua importância nas organizações, a TI deve ser gerida como os demais recursos disponíveis. Muitas vezes isso não acontece e, como ficou evidente, as organizações só têm a perder. 

Se a sua gestão compreende a importância do papel da TI e você deseja dar um up nesse setor na sua empresa, aproveite a sua visita ao nosso blog e conheça agora mesmo as soluções de TI que a Sysdata tem a oferecer. 

Na língua portuguesa, empregamos uma só palavra para indicar a noção de “tempo”. Por outro lado, na Grécia Antiga, existiam duas palavras para o conceito: chronos e kairós. Enquanto a primeira se referia ao tempo cronológico ou sequencial, aquele que pode ser medido pelos relógios, cronômetros e calendários, a segunda denotava uma natureza qualitativa, remetendo ao momento indeterminado no qual algo importante pode acontecer. Por isso, kairós relacionava-se a um tempo psicológico, significando o momento fugaz em que uma oportunidade se apresenta e deve ser encarada com dedicação para que se alcance o sucesso.

Essas duas noções de tempo podem ser aplicadas aos negócios. Mais do que ver “passar o tempo” cronológico, de fato, no mundo atual, é necessário geri-lo como um recurso importante, administrando os objetivos e inserindo-os de modo adequado na rotina. Trata-se de fazer do tempo algo oportuno. Isso possibilita que você se concentre mais no que é mais importante. Neste post, apresentamos algumas dicas de como administrar melhor o tempo no setor de TI. Continue a leitura e saiba mais!

Uma gestão eficiente do tempo

Alguns estudos do mundo dos negócios indicam que profissionais desperdiçam ou não aproveitam bem 50% do tempo ou mais em um único dia. Ou seja, metade do nosso tempo não é bem gerido. Isso é um dado preocupante, se considerarmos que, tirando conhecimento técnico e dinheiro, o tempo é o capital mais importante de que dispomos. 

Por vezes, os nossos dias são repletos de interrupções inoportunas que nos dão a sensação de que estamos travados, parados em um mesmo lugar e impedidos de avançar. Quantos vezes, no meio de uma decisão em um projeto importante, tivemos que responder e-mails sobre situações que já haviam sido explicadas ou dispender uns bons minutos resetando senhas?  Essas interrupções nos distraem do que realmente é importante, impedindo-nos de alcançar o tempo oportuno. Abaixo, confira algumas dicas para uma gestão eficiente do tempo.

Simplicidade. “Simplicidade é a arte de maximizar a quantidade de trabalho que não precisou ser feito”, afirma o Manifesto Agile. De fato, menos é mais.  Com a adoção de métodos mais ágeis, dispensam-se os registros burocráticos desnecessários e outros mecanismos que comprometem o tempo da equipe. Esses métodos ágeis priorizam as comunicações em tempo real a documentos escritos. Assim, o trabalho se torna mais simples de ser executado, podendo ser concluído em menos tempo. 

Atente-se para as reuniões pouco produtivas. Estudos mostram que, em vez de atrair todos para uma reunião presencial, o e-mail ou a videoconferência podem ser igualmente produtivos, economizando minutos e, por vezes, até mesmo horas.  

Uma outra dica são os “stand-up meetings”, cada vez mais populares no mundo da tecnologia. As regras são simples: é proibido dispersar e falar de assuntos não relacionados aos da pauta previamente estabelecida e todos devem ficar de pé – nada de cadeiras ou mesmos mesas, incentivando as reuniões a durarem apenas o estritamente necessário. 

Promova mudanças em sua agenda. Se possível, chegue mais cedo. Isso proporcionará mais tempo para trabalhar nas coisas importantes sem interrupção. Outra vantagem de chegar cedo é que trabalhar em coisas importantes no final do dia, quando geralmente se está mais cansado, é ineficiente. 

Foque no que é importante. Não tenha receio de dizer “não” ou “mais tarde”. Concentre-se naquilo que é urgente e importante. É preciso entender que, no mundo da TI, muitas coisas são urgentes, mas podem não ser tão importantes. Por isso, é importante definir as prioridades, concentrando-se em primeiro lugar no que for simultaneamente inadiável e importante. 

Use a tecnologia a seu favor. É importante aproveitar a automação e as demais ferramentas tecnológicas. Elas podem ajudar você a ganhar tempo. Para isso, existem diversas funções de gerenciamento e controle de TI que podem ser executadas por simples ferramentas de automação. 

Eliminar completamente as distrações no mundo dos negócios talvez seja algo demasiado ambicioso ou mesmo impossível. Contudo, com mudanças pequenos hábitos é possível promover o kairós: o tempo oportuno pelo qual todos buscamos.