Na contabilidade, “ativo” é um termo básico que remete aos bens, créditos, direitos e valores que formam o patrimônio de uma entidade. Assim, por extrapolação, no contexto da tecnologia, usamos esse termo para designar todos os itens de software e hardware que pertencem a uma determinada rede corporativa.
Agora imagine uma grande empresa ou mesmo uma organização de médio ou pequeno porte. Todos os ativos de TI representam investimento e precisam de manutenção e acompanhamento de modo a garantir uma boa usabilidade e eficiência. Como, então, fazer isso com critérios técnicos, de forma responsável e organizada, para garantir a melhor gestão possível dessa parte tão importante da vida de qualquer empresa? A Gestão de Ativos de TI é a resposta.
Trata-se de uma ferramenta inovadora, que representa benefícios como redução de custos, mais segurança e melhoria da performance dos ativos. Apesar disso, muitas empresas ainda não conhecem ou praticam a Gestão de Ativos de TI. Pensando nisso, preparamos este artigo para tirar as suas dúvidas. Continue a leitura e sabia por que toda empresa deveria fazer uso de uma ferramenta para gerenciar o seu parque tecnológico. Confira!
O que á a Gestão de Ativos de TI?
De acordo com a Associação Internacional de Gerentes de Ativos de TI, o Gerenciamento de Ativos de TI é “um conjunto de práticas de negócios que incorpora ativos de TI às unidades de negócios da organização, unindo as responsabilidades financeiras, de estoque, contratuais e de gerenciamento de riscos para administrar o ciclo de vida geral desses ativos”. Isso inclui a tomada de decisões táticas e estratégicas no que diz respeito à Tecnologia da Informação.
É importante frisar que tanto recursos tangíveis quanto intangíveis são abrangidos pela ferramenta – ou seja, hardwares e softwares. Vejamos exemplos:
– Componentes dos computadores (placa-mãe, memória RAM, processador, HD);
– Impressoras;
– Periféricos (mouse, teclado, monitores);
– Equipamentos diversos, como servidores, roteadores, switches;
– Sistemas operacionais e quaisquer outros softwares instalados nas máquinas;
– Dispositivos de armazenamento móvel, como pendrives e HD externos.
SAM, HAM ou ITAM: entenda as siglas
Já vimos que a Gestão de Ativos de TI engloba softwares e hardwares. Por isso, é provável que você já tenha se deparado com as siglas SAM, HAM e ITAM. Vejamos o que elas significam.
Software Asset Management (SAM): em português, Gerenciamento de Ativos de Software. Basicamente, é o conjunto de ferramentas usadas para otimizar o uso de softwares, no que diz respeito à segurança, à usabilidade e ao controle desse tipo de ativos.
Hardware Asset Management (HAM): em português, Gerenciamento de Ativos de Hardware. Diz respeito ao gerenciamento dos recursos materiais do parque de TI de uma organização.
IT Asset Management (ITAM): em português, Gestão de Ativos de TI. Na prática, consiste na administração integrada de todos os tipos de ativos tecnológicos pertencentes à organização – hardwares e softwares. Assim, tanto o SAM quando o HAM faz parte do ITAM, integrando uma abordagem ampla do real desempenho tecnológico das redes corporativas.
Como a Gestão de Ativos de TI funciona na prática?
Na prática, a Gestão de Ativos de TI oferece uma visão completa de todas as tarefas relacionadas à tecnologia de uma rede corporativa – não só em relação a manutenção, aquisições, licenciamentos, mas também a implementações de mudanças de modo a que a tecnologia esteja a favor do posicionamento estratégico da organização.
Geralmente, o primeiro passo é o levantamento completo de todos os dados e informações sobre relativas aos ativos tecnológicos da organização, o que é apresentado por meio um relatório de resultados. A partir desse documento, faz-se uma análise das reais necessidades da organização para então colocar tudo em prática.
Por exemplo, no caso do SAM, a Gestão de Ativos ajuda a conduzir os processos de compra, gerenciamento, otimização e desativação de softwares. Isso inclui a seleção ou o próprio desenvolvimento de softwares mais adequados às necessidades da empresa, o gerenciamento de licenças e a redução de custos associados à violação do contrato de uso dos programas.
Já no caso de HAM, a gestão envolve, por exemplo, compra e a instalação de equipamentos, o reparo de danos, a manutenção preventiva e o descarte apropriado, de acordo com a legislação vigente.
Quais os benefícios de adotar a Gestão de Ativos para as empresas?
Organizamos uma lista com as principais vantagens de adotar a Gestão de Ativos. Vejamos:
Antecipação de problemas no parque tecnológico da empresa
Sem dúvida, uma das maiores vantagens de implementar uma Gestão de Ativos de TI é que essa ferramenta proporciona um controle muito maior do que está acontecendo com a infraestrutura tecnológica da organização. Basicamente, isso permite à empresa se antecipar aos problemas.
Assim, por exemplo, uma organização pode identificar facilmente a necessidade de um upgrade nos computadores utilizados por determinado setor, pois o monitoramento constante ajudou a identificar um rendimento abaixo do esperado.
Redução de riscos, de custos e de desperdícios
A redução de riscos, custos e desperdícios é outra vantagem. A Gestão de Ativos garante que equipamentos e softwares ultrapassados em relação às necessidades da organização sejam eliminados ou prontamente corrigidos. Por outro lado, se um determinado setor solicita a compra de novos itens (hardwares ou softwares), a empresa tem como saber se o investimento é realmente necessário, alocando recursos de forma responsável.
Além disso, o monitoramento constante e a manutenção preventiva também aumentam a vida útil dos equipamentos, reduzindo custos e desperdícios.
Melhor planejamento financeiro
Saber com antecedência que determinados recursos terão que ser substituídos significa que a empresa terá mais tempo para se organizar financeiramente. Assim, fazer a gestão dos ativos significa ter a previsão claro de custos e investimentos necessários para manter tudo funcionando corretamente.
Maior controle das alterações
Com a Gestão de Ativos, a empresa passa a dispor de um registro contínuo das modificações que acontecem no seu parque de TI. Isso garante rastreabilidade – os gestores conseguem saber o percurso de cada ativo adquirido e, assim, identificar para onde estão indo os recursos.
Mais eficiência no desempenho de TI
Realizar o gerenciamento de ativos tem impactos positivos no desempenho dos computadores e, claro, no trabalho dos usuários. São menos falhas, menos interrupções das operações, menos empecilhos sistêmicos e menos urgências para o time de TI resolver. Tudo isso se traduz em mais produtividade para a organização.
Maior satisfação dos funcionários
Um bom plano de Gestão de Ativos dá aos funcionários um ambiente bem estruturado para desenvolverem as suas funções, com total suporte em caso de problemas. A tendência é também de aumento da produtividade.
Maior responsabilidade legal
No caso específico do SAM, a Gestão de Ativos permite administrar com mais responsabilidade as licenças de uso da organização, identificando quando as renovações devem ser feitas e garantindo que tudo está sendo conduzido conforme as exigências contratuais, sem nenhuma irregularidade legal.
Mais segurança
Este é um aspecto importantíssimo na vida de qualquer empresa. O controle parque tecnológico permite a detecção antecipada de brechas na segurança cibernética da empresa. Desde os antivírus desatualizados até reforço da segurança em períodos críticos ou na presença de novas ameaças, a Gestão dos Ativos fecha portas para incidentes indesejados, que podem trazer enormes prejuízos.
Com todos esses benefícios, podemos, sem dúvida, afirmar que a Gestão de Ativos de TI proporciona uma grande vantagem competitiva às empresas que a colocam em prática.
Agora que você já sabe o que é a Gestão de Ativos de TI e os benefícios que ela representa, é hora de apresentamos a Automatos. Parceira da Sysdata Tecnologia, a Automatos faz a gestão completa dos ativos de TI por meio de uma única ferramenta, com ampla gama de funcionalidades, provendo visões importantes na tomada de decisões para seu negócio e automatizando processos.
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