Na contabilidade, “ativo” é um termo básico que remete aos bens, créditos, direitos e valores que formam o patrimônio de uma entidade. Assim, por extrapolação, no contexto da tecnologia, usamos esse termo para designar todos os itens de software e hardware que pertencem a uma determinada rede corporativa.
Agora imagine uma grande empresa ou mesmo uma organização de médio ou pequeno porte. Todos os ativos de TI representam investimento e precisam de manutenção e acompanhamento de modo a garantir uma boa usabilidade e eficiência. Como, então, fazer isso com critérios técnicos, de forma responsável e organizada, para garantir a melhor gestão possível dessa parte tão importante da vida de qualquer empresa? A Gestão de Ativos de TI é a resposta.
Trata-se de uma ferramenta inovadora, que representa benefícios como redução de custos, mais segurança e melhoria da performance dos ativos. Apesar disso, muitas empresas ainda não conhecem ou praticam a Gestão de Ativos de TI. Pensando nisso, preparamos este artigo para tirar as suas dúvidas. Continue a leitura e sabia por que toda empresa deveria fazer uso de uma ferramenta para gerenciar o seu parque tecnológico. Confira!
O que á a Gestão de Ativos de TI?
De acordo com a Associação Internacional de Gerentes de Ativos de TI, o Gerenciamento de Ativos de TI é “um conjunto de práticas de negócios que incorpora ativos de TI às unidades de negócios da organização, unindo as responsabilidades financeiras, de estoque, contratuais e de gerenciamento de riscos para administrar o ciclo de vida geral desses ativos”. Isso inclui a tomada de decisões táticas e estratégicas no que diz respeito à Tecnologia da Informação.
É importante frisar que tanto recursos tangíveis quanto intangíveis são abrangidos pela ferramenta – ou seja, hardwares e softwares. Vejamos exemplos:
– Componentes dos computadores (placa-mãe, memória RAM, processador, HD);
– Impressoras;
– Periféricos (mouse, teclado, monitores);
– Equipamentos diversos, como servidores, roteadores, switches;
– Sistemas operacionais e quaisquer outros softwares instalados nas máquinas;
– Dispositivos de armazenamento móvel, como pendrives e HD externos.
SAM, HAM ou ITAM: entenda as siglas
Já vimos que a Gestão de Ativos de TI engloba softwares e hardwares. Por isso, é provável que você já tenha se deparado com as siglas SAM, HAM e ITAM. Vejamos o que elas significam.
Software Asset Management (SAM): em português, Gerenciamento de Ativos de Software. Basicamente, é o conjunto de ferramentas usadas para otimizar o uso de softwares, no que diz respeito à segurança, à usabilidade e ao controle desse tipo de ativos.
Hardware Asset Management (HAM): em português, Gerenciamento de Ativos de Hardware. Diz respeito ao gerenciamento dos recursos materiais do parque de TI de uma organização.
IT Asset Management (ITAM): em português, Gestão de Ativos de TI. Na prática, consiste na administração integrada de todos os tipos de ativos tecnológicos pertencentes à organização – hardwares e softwares. Assim, tanto o SAM quando o HAM faz parte do ITAM, integrando uma abordagem ampla do real desempenho tecnológico das redes corporativas.
Como a Gestão de Ativos de TI funciona na prática?
Na prática, a Gestão de Ativos de TI oferece uma visão completa de todas as tarefas relacionadas à tecnologia de uma rede corporativa – não só em relação a manutenção, aquisições, licenciamentos, mas também a implementações de mudanças de modo a que a tecnologia esteja a favor do posicionamento estratégico da organização.
Geralmente, o primeiro passo é o levantamento completo de todos os dados e informações sobre relativas aos ativos tecnológicos da organização, o que é apresentado por meio um relatório de resultados. A partir desse documento, faz-se uma análise das reais necessidades da organização para então colocar tudo em prática.
Por exemplo, no caso do SAM, a Gestão de Ativos ajuda a conduzir os processos de compra, gerenciamento, otimização e desativação de softwares. Isso inclui a seleção ou o próprio desenvolvimento de softwares mais adequados às necessidades da empresa, o gerenciamento de licenças e a redução de custos associados à violação do contrato de uso dos programas.
Já no caso de HAM, a gestão envolve, por exemplo, compra e a instalação de equipamentos, o reparo de danos, a manutenção preventiva e o descarte apropriado, de acordo com a legislação vigente.
Quais os benefícios de adotar a Gestão de Ativos para as empresas?
Organizamos uma lista com as principais vantagens de adotar a Gestão de Ativos. Vejamos:
Antecipação de problemas no parque tecnológico da empresa
Sem dúvida, uma das maiores vantagens de implementar uma Gestão de Ativos de TI é que essa ferramenta proporciona um controle muito maior do que está acontecendo com a infraestrutura tecnológica da organização. Basicamente, isso permite à empresa se antecipar aos problemas.
Assim, por exemplo, uma organização pode identificar facilmente a necessidade de um upgrade nos computadores utilizados por determinado setor, pois o monitoramento constante ajudou a identificar um rendimento abaixo do esperado.
Redução de riscos, de custos e de desperdícios
A redução de riscos, custos e desperdícios é outra vantagem. A Gestão de Ativos garante que equipamentos e softwares ultrapassados em relação às necessidades da organização sejam eliminados ou prontamente corrigidos. Por outro lado, se um determinado setor solicita a compra de novos itens (hardwares ou softwares), a empresa tem como saber se o investimento é realmente necessário, alocando recursos de forma responsável.
Além disso, o monitoramento constante e a manutenção preventiva também aumentam a vida útil dos equipamentos, reduzindo custos e desperdícios.
Melhor planejamento financeiro
Saber com antecedência que determinados recursos terão que ser substituídos significa que a empresa terá mais tempo para se organizar financeiramente. Assim, fazer a gestão dos ativos significa ter a previsão claro de custos e investimentos necessários para manter tudo funcionando corretamente.
Maior controle das alterações
Com a Gestão de Ativos, a empresa passa a dispor de um registro contínuo das modificações que acontecem no seu parque de TI. Isso garante rastreabilidade – os gestores conseguem saber o percurso de cada ativo adquirido e, assim, identificar para onde estão indo os recursos.
Mais eficiência no desempenho de TI
Realizar o gerenciamento de ativos tem impactos positivos no desempenho dos computadores e, claro, no trabalho dos usuários. São menos falhas, menos interrupções das operações, menos empecilhos sistêmicos e menos urgências para o time de TI resolver. Tudo isso se traduz em mais produtividade para a organização.
Maior satisfação dos funcionários
Um bom plano de Gestão de Ativos dá aos funcionários um ambiente bem estruturado para desenvolverem as suas funções, com total suporte em caso de problemas. A tendência é também de aumento da produtividade.
Maior responsabilidade legal
No caso específico do SAM, a Gestão de Ativos permite administrar com mais responsabilidade as licenças de uso da organização, identificando quando as renovações devem ser feitas e garantindo que tudo está sendo conduzido conforme as exigências contratuais, sem nenhuma irregularidade legal.
Mais segurança
Este é um aspecto importantíssimo na vida de qualquer empresa. O controle parque tecnológico permite a detecção antecipada de brechas na segurança cibernética da empresa. Desde os antivírus desatualizados até reforço da segurança em períodos críticos ou na presença de novas ameaças, a Gestão dos Ativos fecha portas para incidentes indesejados, que podem trazer enormes prejuízos.
Com todos esses benefícios, podemos, sem dúvida, afirmar que a Gestão de Ativos de TI proporciona uma grande vantagem competitiva às empresas que a colocam em prática.
Agora que você já sabe o que é a Gestão de Ativos de TI e os benefícios que ela representa, é hora de apresentamos a Automatos. Parceira da Sysdata Tecnologia, a Automatos faz a gestão completa dos ativos de TI por meio de uma única ferramenta, com ampla gama de funcionalidades, provendo visões importantes na tomada de decisões para seu negócio e automatizando processos.
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A humanidade é, desde a sua origem, uma espécie técnica. A simbiose com o fogo e com as ferramentas do sílex, conquista que data de há milhões anos, já antecipa, de certo modo, a nossa vocação para o domínio da tecnologia. De fato, os seres humanos, em um processo de progressiva adaptação ao meio, foram inventando a escrita, os algarismos, a imprensa, a máquina…
Atualmente, vivemos a era da chamada Quarta Revolução Industrial, marcada por inovações tecnológicas que acontecem a um ritmo frenético e que se distinguem pela velocidade, amplitude do alcance e impacto, transformando fundamentalmente a forma como vivemos, trabalhamos e nos relacionamos.
Logicamente, essas mudanças têm influenciado cada vez mais as empresas, de todos os ramos de negócios. A palavra-chave continua a ser a “adaptação” – ou seja, a perenidade das organizações depende em grande parte da capacidade de assimilação das mudanças em curso e da aprendizagem de como tirar proveito delas. É fato: estar alheio à revolução em curso e a esse mundo 4.0 é sinônimo de fracasso.
Contudo, muitas vezes essa percepção passa ao largo da gestão de muitas organizações, que acabam enxugando os recursos para a área da tecnologia, apelando ora para certo amadorismo, ora para a completa negligência. Pensando nisso, no post de hoje, mostraremos como a ideia de poupar investimentos na TI pode custar muito caro para as empresas. Continua a leitura e saiba mais.
Uso de softwares sem licença
Infelizmente, a pirataria é uma prática recorrente em muitas empresas.
O artigo 9.º da Lei 9.609/1998, lei que dispõe sobre a proteção da propriedade intelectual de programas de computador e a sua comercialização no Brasil, determina que o uso de software no país será obrigatoriamente objeto de contrato de licença. O usuário deve fazer prova da autorização de usar o software, apresentando o respectivo contrato de licenciamento.
A pena para a violação de direitos autorais de um programa de computador — conforme o artigo 12 da referida lei — equivale a detenção de seis meses a dois anos ou multa. Segundo dados da BSA The Software Alliance, se a pirataria fosse reduzida no Brasil em 10%, seriam criados mais de 12,3 mil postos de trabalho e mais de US$ 4 bilhões de dólares seriam devolvidos à nossa economia.
Em maio de 2018, a 4.ª Turma Cível do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios condenou, por unanimidade, uma empresa ao pagamento indenização devido à reprodução indevida de dois softwares, sem a respectiva aquisição das licenças de uso. A empresa ré foi obrigada a pagar uma multa correspondente a cinco vezes o valor de cada um dos programas apreendidos!
Além do aspecto legal e do vultoso prejuízo financeiro decorrente do uso de softwares sem licença, há também a possibilidade de o programa pirata apresentar uma performance reduzida, em comparação ao produto original, e também deixar a empresa mais vulnerável a ataques virtuais – por serem capazes de receber updates regularmente, as chances de um software original apresentar bugs são bem mais baixas.
Como consequência, a empresa que se aventura nesse tipo de solução duvidosa e ilegal passa a contar com baixo desempenho, o que pode também implicar perdas financeiras e, claro, de segurança.
Assim, para evitar problemas legais e perdas de produtividade, instale sempre programa originais.
Infraestrutura gerida por pessoas não habilitadas
Numa segunda-feira pela manhã, em uma empresa qualquer, os colaboradores chegam para trabalhar, ligam seus computadores e… surpresa! Tudo o que havia sido produzido nos dez dias anteriores desapareceu em uma atualização do servidor. Atônitos, os funcionários recorrem a Olavinho, o sobrinho do dono, perguntando o que teria acontecido. Olavinho adora videogames, supostamente entende tudo de computadores e, por isso, de vez que vez em quando faz uns freelas na empresa do tio, cuidando da área de TI… Ninguém conseguiu recuperar o que foi perdido.
Não se engane: infraestrutura de TI é coisa para profissionais e especialistas.
Cada empresa apresenta diferentes necessidades na área da tecnologia, mas os riscos de terceirizar essa gestão a um amador ou a alguém sem credenciais são enormes. Somente o acompanhamento profissional garante uma assertividade nas informações relativas ao desempenho de sistemas e redes, às ocorrências pontuais e críticas, aos encaminhamentos, às soluções e às medidas a serem adotadas.
A opção por contratar uma equipe externa à empresa para prestação de suporte é por vezes a melhor opção custo-benefício; o que não vale é delegar essa tarefa a alguém sem preparo, colocando em risco toda a infraestrutura tecnológica da sua empresa.
Computadores simples que viraram servidores
Sim, usar um computador comum como servidor traz riscos para os negócios. Trata-se de uma prática ainda comum, especialmente em pequenas e médias empresas, que representa uma economia, mas simultaneamente uma ameaça à rede e às informações armazenadas.
De fato, um desktop não está preparado para o compartilhamento de arquivos em larga escala ou mesmo para o trabalho como servidor de impressão. Tais tarefas podem sobrecarregar esse equipamento e, assim, levar a empresa a paradas indesejadas e até a perda de dados – talvez sido esse o erro de Olavinho…
Os próprios fabricantes de computadores comuns alertam que esse tipo de máquina não está preparado para trabalhar 24 horas por dia, sete dias por semana, e realizar as tarefas de um servidor, que requerem robustez, segurança e confiabilidade.
Além disso, os desktops não possuem peças redundantes. Assim, caso você precise trocar uma disco rígido em seu computador, você teria que desligá-lo para fazer o procedimento. A maioria dos servidores possui os chamados discos “hot-swap”, que podem ser trocados com a máquina ligada. Você pode simplesmente retirar o disco e nenhum dado é perdido. Ter peças redundantes é fundamental para que o funcionamento contínuo da máquina, independente do seu problema que ela possa apresentar.
Portanto, descarte já ideia de usar aquele desktop como servidor.
A essa prática, aliam-se ainda outras soluções perigosas: máquinas sem firewall, sem protocolo de segurança da informação, sem antivírus, sem backup. Em vez de supostamente estarem poupando dinheiro, as empresas estão na verdade colocando todos os seus dados e os de seus clientes à disposição de hackers, vírus e malwares.
Dada a sua importância nas organizações, a TI deve ser gerida como os demais recursos disponíveis. Muitas vezes isso não acontece e, como ficou evidente, as organizações só têm a perder.
Se a sua gestão compreende a importância do papel da TI e você deseja dar um up nesse setor na sua empresa, aproveite a sua visita ao nosso blog e conheça agora mesmo as soluções de TI que a Sysdata tem a oferecer.